Para la redacción de una nota de prensa requieres de tiempo y dedicación, además de creatividad e inspiración, es decir, no tomar a la ligera este trabajo en el que queremos plasmar nuestras ideas.
Muchos afirman que redactar una nota es crear una obra de arte, de hecho lo es, porque allí sintetizamos la información que requerimos comunicar, que deseamos dar a conocer a nuestros lectores.
En la actualidad, en el que el marketing digital ha estado ganando terreno, una nota de prensa es una gran oportunidad para las empresas, para hablar del branding de las marcas, y para conectarse con los consumidores, lo que llamamos “engagement”.
El engagement se logra desde el primer momento en que exista una interacción con nuestra marca. A esto se le llama compromiso entre la marca y los usuarios.
Es importante que se tenga en claro que el comunicado de prensa puede proporcionar grandes posibilidades de que el público conozca las actividades, servicios y eventos que una empresa realiza siempre y cuando se logre convencer a los medios de que la información que se proporciona es de calidad y será de beneficio para la gente que lo lea.
Para lograr estos objetivos es necesario cumplir con varios pasos, y hoy vamos a conocerlos. Recordemos que mientras los datos sean reales, las estadísticas, gráficas, visuales, más tendremos la posibilidad de que el trabajo sea estupendo.
¿Qué es una nota de prensa?
Es una forma de expresarnos como periodistas, como institución y empresa, con la intención de que estas sean publicadas en los medios de comunicación: Periódicos, revistas, blogs, radios y Tv. La decisión de que sea publicada no depende de nosotros como redactores, sino más bien del criterio del jefe o directiva del medio comunicacional. En caso de que la consideren y la publiquen, nos daremos de cuenta si esta fue divulgada en su totalidad o un fragmento de la misma, es decir, editada.
Su estructura es clara y sencilla considerada para facilitar el trabajo de los medios de comunicación. Una de sus principales ventajas es la capacidad de rápida difusión, pero esto se logra si captamos la atención del periodista con el tema redactado en la nota de prensa.
A pesar de ser una herramienta bastante convencional, siguen teniendo un papel esencial en la comunicación de start-ups, PYMES y grandes compañías, por lo que las notas de prensa constituyen una técnica básica en las relaciones de las empresas con los medios de comunicación.
Las empresas envían estos documentos escritos para dar a conocer noticias de interés a los medios de comunicación, como por ejemplo los logros, lanzamiento de un producto o eventos organizados. El principal objetivo de las notas de prensa es que el contenido de las mismas sea publicado en los medios.
Con la llegada del internet, las notas de prensa han evolucionado muchísimo, adaptando un carácter más estratégico mucho más del que contaba antes. Esto ha permitido que los artículos formen parte de un plan comunicacional, por lo que su contenido se ha instaurado con la generalización del Social Media.
¿Por qué es importante el titular de una nota de prensa?
¿Por qué es importante el titular de una nota de prensa?
Al momento de generar el título de la nota de prensa, debemos hacerlo con criterio y creatividad, debido a que es el elemento más importante del texto, y con el que somos capaces de atraer la atención de los medios a los cuales les vamos a hacer llegar la información, al igual que las personas que leerán nuestro trabajo escrito.
Del titular depende de que el jefe del medio apruebe o deseche la nota de prensa, si este no lo engancha ya sabemos qué sucedió, y por eso la importancia del cuidado del mismo.
De nada sirve escribir un artículo maravilloso si no cuidamos el título. Su importancia radica en que influye en la lectura del texto que anuncia. Si no es notorio y llamativo pasará desapercibido, lo que haría que el periodista abandone nuestra noticia.
Hay razones por el cual los profesionales de comunicación rechacen la nota de prensa escrita por nosotros:
- Que no entiendan el titular.
- Que sea demasiado comercial.
- Que no tenga gancho.
- Que no sea lo suficientemente atractivo para su audiencia.
Al saber esto, nuestros titulares de prensa deben estar muy bien pensado para que nos permita alcanzar el objetivo con los medios y no sea un impedimento en la estrategia de comunicación.
Lo más probable es que nos cause estrés pensar cuál podría ser nuestro titular, pero no, existen muchas maneras de lograrlo, solo debemos concebir que queremos expresar en nuestro documento para sintetizar la idea.
Partes clave en una nota de prensa
La nota de prensa lleva una estructura específica, desde un titular de 2 o 3 líneas que destaque lo noticioso, y el cuerpo de texto, en el que desarrollaremos la información.
En el caso del título, debemos tener cuidado, porque muchos lo toman como una idea secundaria y creen que el mayor esfuerzo recae en el texto interno de la nota cuando no es así, porque este el elemento principal, debido a que es el resumen de la noticia, con el cual engancharemos al profesional para motivarlo a que continúe con la lectura.
Al titular lo complementa el subtítulo y el antetítulo. El primero de ellos en la parte de debajo y el otro por encima. Y el cuerpo de texto es donde se describe la noticia a resaltar sobre nuestra empresa.
Para la redacción de ese contenido, podríamos utilizar la siguiente estructuración:
En el primer párrafo haríamos un resumen de lo más importante de la empresa. En los siguientes, lo complementaríamos con declaraciones del portavoz de la empresa, sumándoles datos destacados del trabajo desempeñado.
ENCABEZADO
El encabezado nos informa sintéticamente el contenido, y por ser un elemento importante dentro de la nota de prensa, este será que determine si atrapa o no la atención de los profesionales.
Para que el encabezado sea excelente, debe contar con el logo de la empresa, porque de esta manera el periodista sabrá quién le dirige esta nota de prensa.
Igualmente, colocar “Nota de prensa”, para identificar el archivo, para hacerle de su conocimiento de que trata el documento a la persona quién lo reciba.
Además, no olvidemos agregar la “Fecha de envío” y las imágenes con alta calidad que ilustren bien la noticia. Las fotos se pueden adjuntar al e-mail por separado.
LUGAR Y FECHA
Esta información es muy importante y se debe destacar en el documento a enviar, debido que se da en conocimiento el día y el lugar del evento que se quiere resaltar en nuestra nota de prensa.
Es necesario recordar que este dato es de real importancia para los periodistas.
TITULAR
Con el “Titular” resumimos, en una sola frase, todo lo que queremos manifestarle al periodista.
Lo más probables que al principio se nos haga un poco difícil, pero no nos inquietemos porque al contar con nuestra creatividad, crearemos uno en poco tiempo.
Para la creación del mismo, es vital concentrarse y pensar que buscamos con la información redactada en la nota de prensa. Recordemos que el titular comunica lo más relevante de la misma, y de esta manera, lograr la atención de los profesionales.
¡Conozcamos algunas ideas para generar titulares acertados!
Al momento de escribir el titular debemos considerar no colocar el nombre de la empresa, porque esta decisión le corresponde tomarla el periodista.
Dejar a un el lado hacer rimas, chistes o adivinanzas y seamos serios. Al titular se le debe respeto.
Destácalo con negrita para resaltarlo sobre el resto Seamos breves en la idea principal, sin enrollarnos. Este debe encontrarse dentro del contexto de la noticia.
ENTRADILLA
Al primer párrafo de la nota de prensa se le denomina la entradilla y consta de cuatro o cinco líneas, en ella resaltas la información más importante, respondiendo las cinco “Wh” (por sus iniciales en inglés):
What? – ¿Qué?
Who? – ¿Quién?
When? –¿Cuándo?
Where? – ¿Dónde?
Why? – ¿Por qué?
How? – ¿Cómo?
Lo más probable es que nos estamos preguntando de qué manera podemos responder a todas estas preguntas en tan solo cuatro o cinco líneas, para eso debemos plantearnos la idea y decidir cuál de todas ellas sería la de mayor importancia para colocarla dentro de la entradilla. ¿Lo ponemos en práctica?
Con la entradilla lo que se hace es ampliar y detallar aspectos esenciales de la información que aparecen anticipados en el titular. Si la entradilla no corresponde con el titular radica una relación errónea que hay que solucionar.
Al igual que el título, la entradilla es el gancho de la noticia. Si esta no es buena, el periodista definirá si la nota de prensa es buena o mala.
CUERPO de la nota de prensa
Esta es la parte concluyente de la nota de prensa, en el que describimos la información que deseamos divulgar. Para el desarrollo del cuerpo de la nota es necesario responder las cinco preguntas que conocimos en la anterior parte (Entradilla).
cuenta lo siguiente: Tratemos de expresar una idea principal por párrafo, seamos breves al escribir, no nos enrollemos y no usemos palabras rebuscadas. De esta manera existirá la menos probabilidad de aburrir al periodista.
En la redacción de este contenido tomemos en cuenta lo siguiente: Tratemos de expresar una idea principal por párrafo, seamos breves al escribir, no nos enrollemos y no usemos palabras rebuscadas. De esta manera existirá la menos probabilidad de aburrir al periodista.
Es conveniente que mantengamos un estilo claro y conciso, mediante la utilización de frases cortas que conformen párrafos de hasta seis líneas. La economía de palabras se convierte en un reto para nosotros como redactores, puesto que, tenemos que aprender a decir más con menos, a resumir sin dejar nada fuera.
El cuerpo del comunicado debe seguir el mismo orden establecido en el titular del comunicado, es decir, el primer párrafo deberá dedicarse al tema principal y los siguientes a lo destacado por los subtítulos. Normalmente, para establecer el orden lógico del mensaje en las notas de prensa se aconseja la pirámide tradicional. Es decir, comenzar por lo más importante del tema, dejando información relevante para los párrafos subsecuentes.
BOILER PLATE
El Boiler Plate es un resumen de información de nuestra empresa que se coloca al término de una nota de prensa. Este dato es de valor importancia para tanto para el redactor de la noticia como el periodista quien la lea.
Allí se describe el nombre de la compañía, actividades que realiza, resultados de su último ejercicio fiscal y dirección de su sitio web.
La redacción que se realiza en 3ª persona, podría incluir la misión de la compañía. El periodista querrá ver toda la información que enviaste, por lo que es necesario no caer en mentiras y en exageraciones.
DATOS DE CONTACTO
Estos datos aportados permitirán que el periodista que haya leído la nota de prensa se comunique con nosotros, esto con la intención de ampliar la información de la nota de prensa que recibió de nuestra parte.
Con nuestros contactos, la comunicación sedará de manera efectiva, rápida y cómoda. Los datos a compartir serían los siguientes: Nombre y apellidos. Cargo dentro de nuestra empresa Dirección de correo. Número de teléfono. También puedes añadir otros datos como la página web o la dirección de la oficina.
9 Consejos para redactar una nota de prensa perfecta
Escribir una nota de prensa nos parecerá fácil de hacer, pero no lo es, no es tan sencillo como lo creemos. En la actualidad, los medios de comunicación reciben cientos de notas al día, que destacarnos entre los primeros a veces se ponen cuesta arriba, siendo difícil para divulgar nuestros trabajos.
Pasar por la evaluación de los periodistas no es nada sencillo, en el que ven detalladamente la redacción, el título, contenido, cada elemento de gran relevancia en la nota de prensa. Por ello, vamos a conocer 9 consejos para que aplicarlos en nuestros textos para que sean publicados en los medios de comunicación.
- La redacción de nuestro texto debe ser breve, concreto y atractivo para enganchar al periodista.
- Nuestros títulos deben ser atractivos y originales, y que sean fácil de recordar. De esta manera, generaríamos en el periodista el deseo de conocer más acerca de la nota de prensa escrita por nosotros.
- Escribamos el texto en tercera persona.
- Nuestro texto no debe ser extenso, su estructura puede ser desarrollada en como máximo en dos hojas, cuidando las reglas y el uso de la ortografía.
- Si el texto que estamos escribiendo no nos convence es porque estamos haciendo mal el trabajo. Recordemos que nosotros somos a quienes debemos convencer con la nota de prensa.
- Debemos tener en cuenta que las imágenes complementan la nota de prensa, si estas no refuerzan el contenido del texto y si son de baja calidad, nuestro éxito se alejaría de nuestras manos.
- Si nuestra nota de prensa cuenta con una vocería de la empresa, no dudemos en citarlo, porque esto daría credibilidad y confianza, lo que daría más posibilidad en que el periodista apruebe su contenido.
- Tengamos en cuenta que la estructuración de una nota de prensa que se basa en colocar primero la información más importante a lo menos importante. Esta prioridad la decidimos nosotros.
- Nuestro tono no debe sobrepasar los límites del humor, puesto que el periodista no tomaría el trabajo como serio. Recordemos que nuestra intención es informar y no queremos faltarle el respeto al trabajo hecho por nosotros.
Cómo diseñar una nota de prensa
Cómo diseñar una nota de prensa
Nuestro objetivo es enganchar al periodista y al lector principalmente, y ¿Cómo lo hacemos?, bueno a través de una buena primera impresión, ya que es la clave en una nota de prensa.
Para lograr ese impacto, es importante que nuestro texto tenga aspecto profesional y atractivo, que logre cautivar desde el primer momento en que está en manos del periodista, porque sería la manera de ser determinante en su decisión de publicarla o no.
Aquí tenemos algunos datos que nos pueden servir para el diseño de la nota de prensa:
- Tomemos como referencia el formato de una hoja A4 en vertical.
- Cumplamos con las normas del formato al respetar sus márgenes.
- Utilicemos los colores y logotipo de nuestra empresa para fortalecer la identidad corporativa.
- Si queremos que el periodista no se aburra con la lectura de la nota de prensa, los párrafos con nuestro contenido tendrían que ser cortos. Y para un mejor entendimiento, el texto debería ser desarrollado con ligereza.
- Para la redacción de la nota de prensa sería ideal utilizar la tipografía oficial de la empresa, porque de esta manera fortaleceremos la imagen corporativa, además no nos causaría ningún conflicto de identidad. De no utilizar la nuestra, escojamos una tipografía sencilla y universal.
Para maquetar la nota de prensa es interesante utilizar los siguientes programas:
- Word.
- Documentos de GoogleDrive.
- InDesign.
- Pages.
- Canva.
¿A quién enviar tu nota de prensa?
¿A quién enviar tu nota de prensa una vez la tienes redactada?
Ya hemos terminado nuestra nota de prensa, ahora nos queda hacerla llegar a los medios de comunicación en donde queremos que se publique. Debemos buscar la manera de que el trabajo que hayamos hecho se divulgue y que no se engavete.
A continuación, vamos a evaluar opciones que nos permitan conseguir los contactos de los posibles periodistas o periódicos que tengan un posible interés por nuestras notas de prensa.
Lo primero que debemos hacer es conocer el perfil y las fuentes de cada periodista, puesto que muchos trabajan en áreas precisas. Al encontrar los posibles nombres, lo anotamos para seguir con el trabajo de ubicar su contacto directo. Un método que nos podría resultar sería a través de sus redes sociales, vía que nos da el acceso a todo, bueno, casi todo.
Hablando de redes sociales, LinkedIn es una muy buena opción para crear nuestros contactos con los profesionales de la comunicación. Esta es una red asertiva para los acercamientos debido a su alto tráfico de periodistas.
La otra manera factible de buscar el contacto con el periodista es a través de los amigos o familiares que trabajen en el medio de comunicación, o por lo menos que sepas que tenga la manera de cómo lograr acercarnos a él.
Cuando tienes poca experiencia en el área, también debemos considerar las relaciones con otras empresas o profesionales para que nos ayuden a difundir la nota de prensa. Aprovechemos que estas marcas ya cuentan con el apoyo de los medios de comunicación, usándolo a nuestro favor para la publicación de la nota de prensa.
Cuando ya comencemos a generar nuestros propios contactos, es necesario organizarlos y guardarlos en una agenda o en algún formato digital de fácil manejo y que puedas acceder constantemente de forma sencilla.
Con esta guía podemos preparar nuestras notas de prensa, para que sean interesantes y que nos permita conseguir el objetivo de salir en los medios de comunicación para tener visibilidad.
Recordemos plantear el tema de una forma creativa y noticiable; plasmarlo todo en un texto, cuidando la estructura y el estilo; y enviarlo a los periodistas y medios que lleven el tema del que les estás hablando.